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复函的格式及范文意见贵办还是用你称呼(拒绝性答复函写作应注意的几个问题)

摘要:函在实际工作中使用范围极广,使用频率极高。由于函的行文双方多为不相隶属的平行机关,在拟写时应注意语气的委婉。尤其是拒绝来函者请求事务的复函,更应通过恰当的用词造句和合理的结构顺序等手段,使之恳切、得体,符合函的写作规范。

关键词:答复函;行文关系;语言表达

函,“适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项”。 凡是不相隶属的机关之间,不论是联系工作、告知情况,还是问题问答、事项请批,都可以以函的形式行文,主要用于解决具体事务。由于行文关系的不相隶属性和行文内容的事务性等特点,函的使用范围极广,使用频率极高,可谓公文中的“轻武器”。

在日常工作实际中,常常遇到这样的情况——由于种种原因,来函所商洽、联系的工作或事宜,我方无法提供支持或帮助;或对某问题的意见、看法与对方有分歧。这种情况下,拒绝性的答复函如何写得恳切、得体,符合函的写作规范?笔者拟以以下写作练习题为例,谈谈拒绝性答复函写作应注意的几个问题。

3月20日是世界水资源日。为了了解世界水资源情况和我国水资源利用状况,某校举办“水资源与我们的生活”主题活动,并邀请某水利研究院协办。为联系具体事宜,去函商洽:一、联系参观研究院水净化实验室;二、邀请研究院张教授做主题讲座。某水利研究院收函后,经研究答复可以安排参观实验室,但鉴于各种原因,无法安排张教授做讲座。请替该水利研究所拟写复函。

1.态度鲜明,事项表述明确

复函,要针对来函事项逐一郑重答复,具体明确。对一些没有确定的事,要用商量的语气;对已经确定的事,要说得清楚明白。对于来函商洽的工作事宜,同意什么、不同意什么,应明确表态,切忌模糊笼统、犹豫不定。有关具体事务的办理和操作,要有大致的安排,或提供联系方式,便于对方单位及时处理,提高工作效率。同时,要注意表述的条理性。如果事项简单,可一段写成;如果事项较复杂,或要求较多,应该分条目逐一答复。

函的使用不受级别高低、单位大小的限制,收发函件的单位均以平等的身份进行公务联系。因此,尤其在表达拒绝事项时,要注意防止两种倾向:一是过分地考虑对方的感受,认为直接而明确地表示拒绝会给对方造成不快,影响相互关系和今后的合作。因此,语言过于委婉、客套,以至于影响了基本意思的传达。如“恐怕此项合作有一定难度”,这样的表达会带来不同的理解。虽然照顾到了对方的感受,但同时也会给工作的开展造成不必要的麻烦。另一种倾向是不考虑行文关系的平等性,简单地直接使用生硬的、命令性的语言表示拒绝,如“不同意合作”、“不能给予安排”等,给收件人盛气凌人的印象。

2.拒绝理由表述清楚充分,并可提出其他处置办法供对方参考

在明确表示拒绝的同时,要说明理由,是与政策法规相背?还是客观条件不具备?并要注意理由表述的清楚充分。涉及到本单位内部不宜公开的有的问题,也应该选用适当的“外交性”的说法表明原由,让对方明白不是有意刁难。

为了表示对对方的友善和坦诚,在适当的情况下,可以给对方提出其他处置方法或途径供其参考。如“择期进行”、“待条件具备后再行商讨”。虽然语意模糊,有一定的不确定性,但可以让对方感受到诚意,并为今后的合作提供了可能。不过要注意的是,这不应该是复函的重点,只能简单表述,如有需要再另行行文商洽,否则将影响函件内容的单一性。

3.先表达同意事项,再说拒绝事项

客观上人们总是习惯于先接受相同意见,再听不同意见。因此,如果答复的事项有同意的、有拒绝的,答复函在语言表达顺序上应该先说同意的,再说拒绝的。如上述复函写作练习题,应首先对参观实验室表示欢迎,再另分条目表示无法安排讲座。

4.语气客气、委婉,表达遗憾、歉意和对对方的尊重

不论什么类型的函,也不论所表达的是什么内容,用语都应注意谦恭有礼,尊重对方,力求得到对方的尊重和支持。意见有分歧的、事项不能合作的,这样的拒绝性的答复函更应考虑使用适当的语言,既委婉地、明确地表示拒绝,又体现对对方的尊重、诚意,以及无法合作的遗憾和歉意。必要时使用尊称和致意性的词语,如“贵公司(局)”、“承蒙”、“烦请”、“敬请见谅”等,目的是创造双方之间和谐、友好、协作的气氛,以利于工作的开展。

综上所述,拒绝性的答复函在写作时要充分考虑选词造句等方面的问题,使内容的表达恳切得体。最后提供一份本文开头写作题的学生习作,以供读者参考。

关于协办主题活动的复函

某校:

贵校《关于请求协办“水资源与我们的生活”主题活动的函》收悉。

承蒙贵校的厚爱邀请协办本次活动,我院备感荣幸,并将尽力协助。关于商洽之事项,经研究答复如下:

一、欢迎贵校50名学生于3月22日下午2时参观我院水净化实验室,我院将安排专人负责接待和讲解。

二、由于我院张教授近期公务繁忙,故无法为贵校做专题讲座,对此深表歉意,敬请谅解。

特此函复。

某水利研究院(公章)

二〇〇八年三月十一日

参考文献:

[1] 杨文丰编著.高职应用写作[M].北京:高等教育出版社,2006.

[2]贾君芳.公文中的语用原则体现[J].应用写作,2008(4).

作者:施晔红

来源:办公室业务


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